Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji
zarządzającą kilkunastoma międzynarodowymi i krajowymi programami edukacyjnymi
poszukuje Kandydatek/tów na stanowisko:

starszy specjalista/główny specjalista w Zespole Administracyjnym
 
NR FRSE/21/2024
Miejsce pracy: Warszawa
Liczba wakatów: 1

Obowiązki:
• przygotowywanie, wprowadzanie i stosowanie w praktyce kompletu normatywów kancelaryjno-archiwalnych,
•   nadzór nad aktualizacją normatywów,
•  nadzór nad pomieszczeniem archiwum w tym organizacja odpowiedniego wyposażenia i utrzymanie porządku oraz zabezpieczenia posiadanych akt,
• przygotowywanie, organizacja i realizacja szkoleń dla pracowników FRSE w zakresie odpowiedniego przygotowywania dokumentów do przekazania do archiwum,
•  doradztwo i współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie prawidłowego tworzenia akt oraz ich odpowiedniego przygotowania do archiwizacji,
•  pełnienie funkcji centralnego koordynatora czynności kancelaryjnych zgodnie z Procedurą EZD (nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw),
• przejmowanie dokumentów z poszczególnych komórek organizacyjnych,
• udostępnianie zarchiwizowanych dokumentów do celów służbowych,
• prowadzenie brakowania dokumentacji niearchiwalnej,
• przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych,
• utrzymywanie kontaktu z archiwum państwowym,
• rozliczanie kosztów zakupu materiałów oraz usług związanych z realizowanym obszarem zadań,
• współpraca z przechowawcą dokumentów FRSE, nadzór nad ciągłością umowy,
• tworzenie sprawozdań, statystyk i opracowań z działalności Archiwum Zakładowego na potrzeby wewnętrzne oraz audytów zewnętrznych i bieżących zapytań instytucji nadzorujących działania FRSE,
• obsługa systemów, aplikacji i innych narzędzi IT przeznaczonych do komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej, obiegu dokumentów, płatności oraz realizacji zadań na stanowisku,
• udział w przygotowywaniu dokumentacji do przetargów/zapytań ofertowych na zakup materiałów, usług przechowywania dokumentów oraz prowadzenia Archiwum Zakładowego,

Oczekujemy:
•    wykształcenia wyższego II stopnia,
•    ukończonego kursu kancelaryjno- archiwalnego II stopnia,
•    doświadczenia zawodowego w obszarze obsługi kancelaryjno-archiwalnej minimum 3 lata,
•    umiejętności obsługi urządzeń biurowych,
•    dobrej znajomości pakietu MS Office szczególnie programu MS Excel,
•    wysokiego poziomu umiejętności komunikacyjnych i kultury osobistej,
•  umiejętności organizacji pracy własnej, samodzielności i dyscypliny w przestrzeganiu terminów i procedur administracyjnych,

Dodatkowym atutem będzie:
•  znajomość pracy w systemie EZD, zwłaszcza w zakresie archiwizacji oraz obsługi składu chronologicznego

Oferujemy:
•    możliwość rozwoju zawodowego w profesjonalnym środowisku,
•    pracę w prestiżowej instytucji realizującej istotne cele społeczne,
•    atrakcyjne warunki zatrudnienia.
Wszystkich zainteresowanych prosimy o przesłanie do dnia 15.11.2024 r. pocztą elektroniczną na adres: praca@frse.org.pl:
•  CV w języku polskim wg wzoru Europass (wraz z numerem referencyjnym)
•   Listu motywacyjnego (prosimy o podanie w przybliżeniu minimalnego wynagrodzenia brutto jakie Kandydat oczekuje otrzymywać na tym stanowisku). Dodatkowym atutem będzie przedstawienie szerszego opisu ostatnio wykonywanych obowiązków zawodowych, zgodnych z oczekiwanym profilem kandydata.
W temacie wiadomości mailowej prosimy o wpisanie numeru referencyjnego.
Wybrane osoby zostaną zaproszone na rozmowę kwalifikacyjną. Zastrzegamy sobie prawo odpowiedzi tylko na wybrane oferty. Nadesłanych dokumentów nie zwracamy. Prosimy o dopisanie w aplikacji następującej klauzuli:
W związku procesem rekrutacji realizowanym przez Fundację Rozwoju Systemu Edukacji jako pracodawcę oraz w związku z koniecznością przetwarzania w tym celu danych osobowych kandydatów, informujemy, iż:
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji („Administrator”).
2. Państwa dane osobowe w zakresie wskazanym w przepisach prawa pracy będą przetwarzane w celu przeprowadzenia obecnego postępowania rekrutacyjnego (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO), zgoda może zostać odwołana w dowolnym czasie. Podanie przez Państwa danych osobowych w zakresie wynikającym z art. 221 Kodeksu Pracy jest niezbędne, aby uczestniczyć w postępowaniu rekrutacyjnym. Przesłanie dokumentacji rekrutacyjnej (list motywacyjny, życiorys zawodowy) do Administratora traktowane będzie jako udzielenie zgody. Podanie przez Państwa innych danych jest dobrowolne.
3. Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji będzie przetwarzać Państwa dane osobowe, także w kolejnych naborach pracowników w okresie 4 miesięcy od daty zakończenia rekrutacji na którą Państwo aplikowali, jeżeli wyrażą Państwo na to zgodę (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), zgoda może zostać odwołana w dowolnym czasie.
4. Państwa dane zgromadzone w obecnym procesie rekrutacyjnym będą przechowywane do zakończenia procesu rekrutacji. W przypadku wyrażonej przez Państwa zgody na wykorzystywane danych osobowych dla celów przyszłych rekrutacji, Państwa dane będą wykorzystywane przez 4 miesięcy od daty zakończenia rekrutacji.
5. Dane są chronione środkami technicznymi i organizacyjnymi, aby zagwarantować odpowiedni poziom ochrony, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
6. Administrator nie pozyskuje Danych od podmiotów trzecich lub ze źródeł powszechnie dostępnych i przetwarza wyłącznie Dane podane przez Panią/Pana w celu realizacji celu opisanego w pkt 2. Powyżej (zgodnie z art. 13 RODO).
7. Dane mogą być udostępniane:
1.    podmiotom, które świadczą na rzecz Administratora usługi informatyczne lub podmiotom świadczącym na rzecz Administratora usługi księgowe lub podmiotom świadczącym na rzecz Administratora usługi administracyjne i inne związane z realizacją usługi
2.    instytucjom zarządzającym programami realizowanymi przez Fundację Rozwoju Systemu Edukacji w zakresie, w jakim jest to niezbędne do realizacji tych programów.
8. Podstawą przetwarzania Danych jest art. 6 ust. 1 lit. a) Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), zaś w zakresie informacji przekazywanych Komisji Europejskiej w ramach programów zarządzanych przez Komisję Europejską i jej agendy – art.  5 lit. c) Rozporządzenia 2018/1725.
9. Przysługuje Pani/Panu prawo do:
- uzyskania informacji na temat przetwarzania Danych, w tym o kategoriach przetwarzanych danych i ewentualnych odbiorcach Danych,
- żądania skorygowania nieprawidłowych Danych lub uzupełnienia niekompletnych Danych,
- żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania Danych – na zasadach opisanych w RODO,
- złożenia sprzeciwu wobec przetwarzania - na zasadach opisanych w RODO,
- przenoszenia Danych – poprzez otrzymanie Danych od Administratora formacie umożliwiającym ich przekazanie wybranemu podmiotowi trzeciemu,
- złożenia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00 - 193 Warszawa – w przypadku stwierdzenia, że Dane są przetwarzane sprzecznie z prawem.
10. Ma Pani/Pan prawo zgłoszenia sprzeciwu wobec przetwarzanie wszelkich lub niektórych Danych w dowolnym momencie. Sprzeciw nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jego dokonaniem. Sprzeciw można zgłosić poprzez wysłanie oświadczenia na adres Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji, Al. Jerozolimskie 142a, 02-305 Warszawa lub na adres e-mail iod@frse.org.pl
11. Wszelkie wnioski, pytania i żądania związane z przetwarzaniem Danych powinny być kierowane na adres e-mail: iod@frse.org.pl
 
…………………………………………………………
(data i podpis)
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w przyszłych procesach rekrutacyjnych przez okres 4 miesięcy na warunkach określonych powyżej.
 
 
…………………………………………………………
(data i podpis)